Veranstaltungsplanung leicht gemacht

So planen Sie Ihr Event und bleiben dabei entspannt und souverän

Kein Event gleicht dem anderen – die Veranstaltungsplanung ist eine sehr spannende aber zugleich auch eine sehr herausfordernde Tätigkeit. Ob Sie nun schon ein erfahrener Event-Manager sind oder gerade erst am Anfang stehen - eine gute Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Veranstaltung. Wir unterstützen Sie gerne dabei und haben Ihnen eine Checkliste mit allen wesentlichen Faktoren zusammengestellt.

Veranstaltungsplanung ist eine große Herausforderung für alle, die sich damit befassen, und sie erfordert nicht nur viel Zeit, um alles zu organisieren und zu koordinieren, sondern kann auch viel Stress mit sich bringen und zu einer immensen Nervenbelastung werden. Zudem können falsches Timing, unerfahrenes Personal, unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheit oder schlechtes Wetter, technische Schwierigkeiten etc. zu Problemen führen – all dies hat das Potenzial, Ihre Vorbereitungen ganz schnell über den berühmten Haufen zu werfen oder sie zumindest nachhaltig zu stören. Das ist jedoch der Worst Case, dem wir hier keine große Beachtung schenken wollen.

Hier sollen Sie praktische Anregungen, Tipps und Vorschläge erhalten, die direkt aus der Praxis kommen. Wir wollen Sie dabei unterstützen, dass Ihre Eventplanung sicher zum Erfolg führt und Sie in jeder Phase der Vorbereitung, der Durchführung und letztendlich auch der Nachbereitung Herr des Geschehens bleiben und allen Herausforderungen souverän begegnen.  

Oberste Prämisse ist eine gute Vorbereitung. Es gilt, einen kühlen Kopf zu bewahren, strukturiert und planvoll vorzugehen und – vor allem – sich für die Eventplanung ausreichend Zeit zu nehmen. Denken Sie am besten daran, wenn möglich auch noch eine ausreichende Zeitreserve in petto zu halten. Das macht ruhiger und lässt Sie gelassener agieren. Und wenn Sie diese Zeit letztendlich doch nicht in Anspruch nehmen, umso besser. Dann sind Sie mit Ihrer Eventplanung sogar noch vor der Veranstaltung fertig! 

Veranstaltungsplanung – von der ersten Idee bis zur Nachbereitung

Ein Event so zu planen, dass es möglichst reibungslos abläuft und letztendlich zu einer erfolgreichen Veranstaltung wird, ist nicht so schwer, wie man meinen möchte. Und doch darf man den Aufwand nicht unterschätzen. Eventmanagement kann aber auch sehr viel Spaß machen, steht doch am Ende eine erfolgreiche Veranstaltung mit glücklichen Gästen. So mancher hat sich bei der Eventplanung schon unverhofft als großes Organisationstalent entpuppt und ist zu seiner ganz persönlichen Hochform aufgelaufen.

Think positive! Das ist der erste Tipp, den wir Ihnen geben wollen, wenn Sie sich daranmachen, Ihr Event zu planen und ein tolles Rahmenprogramm auszuarbeiten.

Checkliste Veranstaltungsplanung – Schritt für Schritt zum erfolgreichen Event

Die folgende Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung soll Ihnen dabei helfen, die einzelnen Schritte zu koordinieren und Ihr Event strukturiert zu planen. Wir haben sie in fünf Phasen eingeteilt, die Sie bei Ihrer Koordinierungsarbeit durchlaufen werden:

Schritt 1: Vorbereitung, Budget- und Kostenaufstellung, Terminplanung, Location aussuchen

Sobald der Termin steht (bitte vor der Festlegung prüfen, ob an diesem Tag nicht andere Events in Ihrem Umfeld stattfinden, die für Ihre vorgesehenen Gäste auch interessant sein könnten; auch Feiertage, Ferien oder die Urlaubszeit sollten besser vermieden werden) und das Eventziel formuliert wurde, können Sie sich an die Arbeit machen und das Event planen. Folgende Punkte wollen zunächst berücksichtigt bzw. abgearbeitet werden:

  • Zweck der Veranstaltung definieren und diese am besten unter ein Motto stellen (z. B. Herbst-Hausmesse, Weihnachtsfeier oder Tag der offenen Tür etc.)
  • Gästeliste erstellen und Einladungen vorbereiten
  • Eckdaten des Events festlegen: Budget- und Kostenaufstellung erarbeiten und – falls erforderlich – genehmigen lassen, Dauer, geplante Teilnehmerzahl usw.
  • Location auswählen und reservieren. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort das von Ihnen benötigte technische Equipment anbietet. Wichtig ist auch, dass er leicht erreichbar ist und sich dort genügend Parkplätze befinden.

Unser Tipp: Dieser erste Schritt gehört zu den wichtigsten in einer Reihe von Maßnahmen für Ihre Veranstaltungsplanung. Hier wird der Charakter Ihres Events festgelegt, dem sich alle weiteren Schritte unterordnen werden. Haben Sie zum Beispiel das Motto „Herbst“ für eine Hausmesse gewählt, dann wird sich dieses Thema idealerweise in vielen Details wiederfinden: auf den Einladungen, in der Dekoration, im Rahmenprogramm, ja, selbst das Buffet kann ganz dem Leitthema entsprechen. Das Motto wirkt wie ein roter Faden, der sich durch die ganze Veranstaltung zieht und ihr den besonderen Touch verleiht.

Schritt 2: Organisation, Einladungen, Catering, Rahmenprogramm

Im zweiten Schritt wird es konkreter. In dieser Phase sollten Sie Verantwortlichkeiten klären und erste Aufgaben delegieren. Suchen Sie sich zur Unterstützung möglichst Personen aus, die bereits über Erfahrung im Eventmanagement verfügen bzw. sich bereits bei anderen einschlägigen Gelegenheiten bewährt haben. Denken Sie auch daran, für wichtige Positionen eine Stellvertretung vorzusehen. 

  • Einladungen erstellen und versenden
  • Wenn erforderlich Unterkünfte für die Gäste vorreservieren – entsprechenden Vermerk auf der Einladung nicht vergessen!
  • Cateringfirma auswählen und Angebote einholen
  • Rahmenprogramm organisieren (Musikband, Kulturprogramm, Unterhaltungsprofis, Moderator etc.)

In diesem zweiten Schritt stecken Sie den groben Rahmen für Ihre Veranstaltung ab. Denken Sie Schritt für Schritt durch, sodass das Event in Ihrem Kopf erste Züge annehmen kann. Wenn Sie wissen, was Ihnen wichtig ist und worauf Sie besonderen Wert legen wollen, können Sie sich schon das erste Mal auf die Schulter klopfen. Ist all das erledigt, folgt der nächste und besonders wichtige Schritt: die Detailplanung.

Schritt 3: Detailplanung von A bis Z

Folgen Sie nun Ihrer erarbeiteten Grobstruktur und arbeiten Sie sie Punkt für Punkt im Detail ab. Je sorgfältiger Sie in den ersten Schritten vorgegangen sind, umso leichter wird Ihnen diese Phase der detaillierten Veranstaltungsplanung fallen:

  • Veranstaltung zeitlich durchtakten, Abläufe definieren und Rahmenprogramm im Detail festlegen
  • Location und Personal fix reservieren
  • Denken Sie an Namensschilder, Dekoration, Beleuchtung, Willkommensgeschenke, Werbematerial, Tombola, Give-aways etc.
  • Fotografen und andere Eventdienstleister buchen, Verträge abschließen
  • Sicherheitskonzept erarbeiten – vertrauen Sie dabei am besten auf einen Profi. Wichtig: Notausgänge!
  • Catering fix bestellen (Buffet oder Menüs in Bedienung, Getränke etc.)
  • Anreise organisieren (Beschilderung, Transportservice, Parkplatzeinweiser usw.)
  • Technische Infrastruktur durchtesten und rechtzeitig aufbauen lassen

Unser Tipp: Erstellen Sie eine ausführliche To-do-Liste, auf der Sie sämtliche Punkte abhaken, die erledigt sind. So behalten Sie immer die Übersicht und sehen, wo noch Not am Mann ist und wo nachgebessert werden muss.

Schritt 4: Ihre Hauptaufgaben unmittelbar vor, während und gleich nach der Veranstaltung

Der große Tag ist da. Werfen Sie sich in Schale und freuen Sie sich auf Ihre bevorstehende Veranstaltung. So lange haben Sie darauf hingearbeitet, nun wird sich erweisen, ob Sie gute Arbeit geleistet haben. Auf diesen Moment haben Sie unter Umständen monatelang hingearbeitet. Bei sorgfältiger Veranstaltungsplanung und Vorbereitung dürfen Sie nun auch langsam beginnen, sich auf das Event zu freuen. Sie wissen: Alles ist gut vorbereitet, für kleinere Probleme stehen Sie vor Ort zur Verfügung. Sie haben alles im Griff.

Wichtig ist, dass Sie als Organisator und Eventplaner als Erster am Veranstaltungsort sind. So können Sie:

  • das Personal (Caterer, Servicekräfte, Techniker etc.) instruieren und Aufgaben verteilen,
  • die Protagonisten Ihres Rahmenprogramms begrüßen und sie bei deren Vorbereitung unterstützen,
  • eintreffende Gäste begrüßen, Sie eventuell in den Saal begleiten und Plätze anbieten,
  • die Gäste nach der Veranstaltung verabschieden bzw. deren Rücktransport in die Wege leiten,
  • den Abbau des technischen Equipments nach Veranstaltungsende in die Wege leiten und überwachen.

Während der Veranstaltung sind Sie die erste Ansprechperson für alle und jedes und behalten so immer den Überblick

Schritt 5: Nachbereitung und Fazit

Ihre Veranstaltung war ein voller Erfolg und Sie durften die Früchte Ihrer sorgfältigen Eventplanung ernten – in Form von Dankesworten, gut gelaunten Menschen, viel Gelächter und vergnügten Gesichtern, einem perfekt arbeitenden Servicepersonal und einem gut angekommenen Rahmenprogramm. Wir gratulieren – das haben Sie echt gut gemacht!

Doch noch ist Ihre Arbeit nicht ganz getan. Ihre Veranstaltungsplanung endet erst mit einer sorgfältigen Nachbereitung. Dazu gehören:

  • Dank an interne und externe Mitarbeiter und Partner formulieren und übermitteln,
  • Inventar an der Location prüfen und gegebenenfalls ersetzen,
  • Abrechnungen vornehmen, Rechnungen prüfen, Kosten ermitteln und mit dem Budget abgleichen,
  • Dankesworte an die Gäste formulieren und per Post oder Mail zeitnah nach der Veranstaltung übermitteln (sicher haben Sie Fotos von der Veranstaltung, die Sie Ihren Gästen ebenfalls übermitteln können).

Nobody is perfect! Gehen Sie deshalb auf jeden Fall die Veranstaltung in Gedanken nochmals durch und halten Sie fest, was nicht ganz so wie geplant geklappt hat. Notieren Sie diese Punkte in einer Checkliste für die nächste Veranstaltungsplanung – sie werden Ihnen beim nächsten Event von großem Wert sein und helfen, ähnliche Fehler zu vermeiden. Auch externe Feedbacks sollten Sie einholen – Kritik von außen, aber natürlich auch Lob wird Ihre nächste Eventplanung sicherlich beflügeln.

Möchten Sie unsere Checkliste für eine Veranstaltungsplanung als PDF ausdrucken? Gerne stellen wir sie Ihnen zur Verfügung. Hier klicken und downloaden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Planen Ihres nächsten Events!

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